Selon Marketing Management.io, 23% des entreprises ne savent pas si leur équipe de vente atteint ou non leurs objectifs. C’est pourtant essentiel pour piloter votre activité et prendre des décisions stratégiques efficaces. Afin de suivre la progression vers vos objectifs, il n’y a qu’une seule solution : créer un tableau de bord commercial. Cependant, avec la multiplication des sources de données et les nombreux indicateurs qui gravitent autour de votre marché, il est facile de se perdre dans le flux d’informations… Alors, comment élaborer un reporting commercial performant, qui aide les responsables de vente et les commerciaux à suivre – en temps réel – l’évolution de votre activité et l’atteinte de vos objectifs ? Découvrons ensemble 13 étapes pour créer un tableau de bord commercial efficient pour piloter vos futures décisions.
1- Identifier les sources de données
Que serait un tableau de bord commercial sans données ? Commencez par lister et regrouper vos KPIs en 3 groupes :
- Les indicateurs qui peuvent être directement rapportés à partir des données disponibles.
- Les indicateurs qui peuvent être dérivés des données existantes grâce à un certain traitement des données.
- Les indicateurs qui ne peuvent pas être rapportés du tout, en raison du manque de données disponibles.
Ensuite, identifiez les sources des données disponibles. Elles peuvent provenir d’outils comme Google Analytics, mais aussi de votre CRM, ERP ou toute autre solution de gestion.
Concernant les indicateurs impossibles à calculer, pensez à informer vos utilisateurs finaux et vos parties prenantes, afin d’éviter toute incompréhension ou problème ultérieur.
2- Impliquer l’équipe de vente dans la création du tableau de bord commercial
Sans les commerciaux, votre tableau de bord commercial n’en sera pas un ! Ils fournissent l’essentiel des données qui le composent.
Impliquez-les dans le processus. Comment ? En facilitant la saisie des données via un outil qui automatise la récupération de ces dernières. L’outil doit être facile à utiliser par tout le monde. Si besoin, proposez des séances de formation, mettez des FAQ et tutoriels à disposition de vos équipes, afin que chacun participe au reporting et l’enrichisse efficacement.
3- Contextualiser les données
Définir les métriques, c’est bien. Savoir comment les présenter et les utiliser, c’est mieux ! N’oubliez jamais que l’objectif du tableau de bord commercial est d’aider vos équipes à prendre de meilleures décisions, plus rapidement.
Après avoir listé les principaux KPIs, déterminez :
- S’il faut afficher un seul chiffre, une tendance, ou une comparaison
- L’action que votre métrique incitera à prendre
- Le contexte de présentation de l’information
- Les exceptions à mettre en évidence
- La période de mesure
- La fréquence de mise à jour de chaque donnée
4- Assurer l’exactitude des données
Sans données précises, un tableau de bord commercial est inutile. Il peut aboutir à des prises de décision erronées. Idéalement, vérifiez chaque source pour garantir l’exactitude et le niveau de précision des données reçues.
Ensuite, établissez la fréquence de leur mise à jour. Vu que le tableau de bord est utilisé en temps réel, il est important de garder les données actualisées et de vérifier leur exactitude de façon périodique.
5- Disposer les données par ordre d’importance
Quels sont les indicateurs clés de performance les plus importants pour votre entreprise ? Ceux-ci doivent être placés en premier, au-dessus du pli. Autrement dit : ils doivent être consultables sans avoir à descendre la page.
Généralement, ils présentent une synthèse de la situation qui permet de vérifier, en un coup d’œil, si vous êtes en croissance ou décroissance. Cette visibilité immédiate aide aussi à prendre des décisions stratégiques rapides.
Voici, dans l’ordre, quelques KPI phares à intégrer dans votre tableau de bord commercial :
- Le chiffre d’affaires
- La marge
- Le nombre de ventes
- Les délais de règlement
- Les produits finis ou obsolètes
- Les parts de marché
- Les frais commerciaux
- Les promotions
- Les quantités vendues
- Les nouveaux produits
- Les clients n’ayant pas commandé depuis x temps
- Le nombre de réclamations reçues et traitées
- Les délais d’attente, de livraison client
- Le taux de rupture / livraison
- Les leads transformés
Bien entendu, cette liste est non-exhaustive et son classement est officieux. Elle évoluera en fonction de votre activité et de vos objectifs.
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6- Mettre en valeur votre North Star Metric et les KPI importants
La North Star Metric (NSM) permet à tous les membres de votre équipe commerciale de comprendre l’objectif ultime qu’ils cherchent à atteindre. C’est aussi une métrique essentielle que tous vos services doivent utiliser.
À savoir que, contrairement aux données purement commerciales, cet indicateur se concentre sur la valeur apportée à vos clients.
Voici quelques exemples (NSM):
- WhatsApp : nombre de messages qu’un utilisateur envoie sur une période donnée.
- Quora : nombre de questions qu’un membre pose sur le forum (toujours sur une période donnée).
- Slate (ou les médias d’information en général) : le temps passé sur leur site par visite.
- Facebook : le nombre d’utilisateurs actifs par mois ou jour
Une fois que vous avez défini votre propre North Star Metric, il est essentiel de lui donner une place de choix dans votre tableau de bord commercial. En haut, parmi les indicateurs phares, semble être un excellent placement. Cette métrique étant très importante pour la croissance de votre entreprise, elle doit faire l’objet d’un suivi rigoureux et d’une analyse régulière.
7- Choisir une présentation pratique
Pour rendre votre tableau de bord digeste et facilement actionnable, vous devez présenter les données de façon attractive. Graphiques linéaires, diagrammes à barres, tableaux, cartes thermiques, graphiques circulaires… Ce ne sont pas les formats qui manquent !
Par exemple, les graphiques linéaires sont parfaitement adaptés aux données chronologiques ; le format circulaire aide à connaître la répartition de plusieurs informations et les diagrammes à barres permettent de comparer différents groupes de données.
Chaque indicateur peut avoir son propre type de graphique. L’essentiel est de visualiser, en un coup d’œil, la progression des données importantes. Vous pouvez aussi croiser les graphiques et tableaux pour analyser un ensemble de données, afin d’en tirer une conclusion précise.
8- Personnaliser les vues
Même s’il est alimenté par les vendeurs, le tableau de bord commercial peut être utilisé par d’autres départements de l’entreprise. D’où l’intérêt de le segmenter !
Par exemple, le département financier n’a pas besoin de regarder les données de performance d’une annonce, alors que le service marketing, si.
L’idéal est d’utiliser des filtres. En ajoutant des filtres aux visualisations des tableaux de bord commerciaux, les utilisateurs peuvent simplifier la façon dont ils affichent les données. Cela leur permet d’isoler rapidement les informations pertinentes pour l’analyse.
9- Minimiser les couleurs
La règle de base dans la conception des tableaux de bord est d’utiliser différentes teintes d’une même couleur pour vos graphiques. Vous pouvez éventuellement alterner entre 2 et 3 coloris, mais pas plus ! Le cas échéant, vous risquez de nuire à la lisibilité des résultats.
Par ailleurs, privilégiez les couleurs qui identifient rapidement un niveau (vert pour le positif, orange pour le moyen, rouge pour les alertes, par exemple).
Tirez profit des dernières tendances en terme de design et technologies, offrez une expérience utilisateur exceptionnelle et solide.
Demandez votre devis10. Arrondir les chiffres
Avez-vous réellement besoin de décimales dans vos chiffres ? Pour certains secteurs, des nombres précis seront effectivement obligatoires (dans la chimie ou l’industrie notamment), mais pour d’autres, les nombres entiers suffisent. De même, certains indicateurs nécessitent des virgules (surtout s’ils sont en dessous de 0) alors que d’autres supporteront très bien l’arrondi.
Par exemple, pour le chiffre d’affaires, 850K semble plus simple et efficace que 850 010, 25 € !
11. Célébrer les métriques
Gérer et motiver votre équipe de vente est l’un des principaux avantages d’un tableau de bord commercial. Pour ce faire, pensez à « célébrer » certains indicateurs.
Par exemple, lorsque les activités de vente ont supplanté l’objectif ou que des résultats dépassent ceux de l’année précédente, ajoutez une couleur vive, une animation ou une émoticône. Cela motivera vos commerciaux !
12. Générer des alertes
De la même façon que les résultats positifs sont célébrés, les performances en dessous des prévisions doivent être signalées.
Les tableaux de bord peuvent indiquer les points de friction, les fuites dans le pipeline et les domaines à améliorer. Dès qu’un indicateur descend trop bas, il est nécessaire de générer une alerte. Cela peut déclencher un email ou simplement colorer la case en rouge. Dans tous les cas, le responsable commercial doit rapidement visualiser le problème, l’analyser et trouver une solution.
13. Sélectionner le bon outil
Excel, CRM, plateforme d’automation, ERP… Il existe différentes solutions pour créer un tableau de bord commercial. Le choix se fera en fonction de votre activité et du nombre d’indicateurs à recenser et analyser.
Néanmoins, si le tableau Excel reste la solution la moins coûteuse et la plus utilisée, elle connaît de nombreuses limites. Les mises à jour sont souvent lentes, car manuelles. Le risque d’erreur est grand.
Pour un suivi efficace, mieux vaut opter pour un outil qui rassemble plusieurs sources de données pour vous et les affiche de manière claire et attrayante.
Conclusion
Le tableau de bord commercial joue un rôle crucial dans le développement de votre entreprise. Avec ces 13 étapes, vous pourrez établir un document utile et pratique pour suivre l’évolution de vos activités et l’atteinte de vos objectifs financiers.
Besoin d’aide pour atteindre vos objectifs commerciaux ? Assistantes virtuelles, télémarketeurs, consultants Google Ads, community managers et bien d’autres consultants sont disponibles pour vous faire gagner du temps et vous permettre de vous concentrer sur votre développement commercial. n’hésitez pas à nous contacter!
